11 redenen waarom back-up voor Office 365 belangrijk is

Een verstandige gebruiker maakt een back-up van zijn Office 365-postvakken en bestanden in OneDrive en SharePoint. Waarom hij of zij dat doet? Erkend back-up specialist Altaro geeft je elf doorslaggevende argumenten!

Microsoft Office 365 heeft ontegenzeglijk de wereld stormenderhand veroverd, en daarbij organisaties en (een deel van) hun meest gevoelige gegevens naar de cloud gebracht. Eind 2019 claimde Office 365 wereldwijd maar liefst 200+ miljoen actieve maandelijkse gebruikers te hebben en sindsdien is er sprake van consistente groei en acceptatie.

Op zich is dat geen verrassing, want gezien de grote toegevoegde waarde, het gebruiksgemak en de prijs/prestatieverhouding van Office 365 hoeven de meesten niet lang na te denken om van het platform gebruik te gaan maken, in plaats van hun eigen servers voor Exchange, SharePoint en bestandsopslag te draaien.

Een uitdaging (of probleem) is wel dat veel organisaties zich niet afvragen hoe hun gegevens worden beschermd en ervan uitgaan dat een vorm van back-up en gegevensbescherming deel uitmaakt van het pakket. Velen zijn dan ook verbaasd als ze ontdekken dat Microsoft geen duidelijk gedefinieerde back-up strategie voor Office 365 biedt.

Dit wil overigens niet zeggen dat Microsoft helemaal geen mogelijkheden voor gegevensbescherming biedt. Er zijn een aantal hulpprogramma's en functies in de Office 365-suite die samen een soort basis toolkit vormen voor het opslaan van Office 365-gegevens. Maar als je organisatie een waterdichte back-up- en herstelstrategie verlangt, zijn deze tools niet toereikend om aan je behoeften te voldoen.

Hoewel Microsoft logischerwijs verantwoordelijk is voor het beschikbaar houden van de cloud infrastructure services, ben je zelf verantwoordelijk voor de bescherming van de gegevens die door deze services worden gehost. Dit staat algemeen bekend als het ‘Office 365 Shared Responsibility Model’, wat erop neerkomt dat het onderhouden van de beschikbaarheid van de service en de gegevens een gezamenlijke inspanning is. 

O365 biedt geen oplossing die Exchange Online-gebruikers in staat stelt om back-ups te maken. Dit betekent dat als een medewerker per ongeluk een kwaadwillende gebruiker toegang geeft tot hun account, ransomware de O365-e-mail kan infecteren. Alleen met een recente back-up zou je dan de inhoud kunnen te herstellen naar een veilige eerdere versie. Dat vormt een grote uitdaging voor organisaties. Hoewel Office 365 het mogelijk maakt om afzonderlijke berichten die gedurende langere tijd uit een postvak zijn verwijderd, te herstellen of een per ongeluk verwijderd postvak terug te herstellen naar het moment van verwijdering, is het niet mogelijk om herstel via een back-up naar een bepaald tijdstip aan te bieden. 

Hacks zijn vaak sluw van opzet en nauwelijks te ontdekken door niet-ervaren gebruikers. 

Zoals je ziet in deze video is het proces snel en naadloos, de mailbox is versleuteld en de enige manier om opnieuw toegang te krijgen zonder het betalen van losgeld is om het te herstellen naar een eerder herstelpunt in de tijd. Dat kan met back-up oplossingen van derde partijen zoals Altaro Office 365 Backup (ook beschikbaar voor MSP's) voor organisaties van elke omvang.

Dat geldt overigens niet alleen voor O365-postvakken en andere e-mail gerelateerde items, maar ook voor bestanden die zijn opgeslagen in OneDrive en SharePoint – de kern repositories met kostbare bedrijfsgegevens.

Een ander scenario waarbij de ingebouwde tools van O365 niet kunnen helpen is opzettelijke verwijdering. Wat gebeurt er als een kwaadwillende toegang heeft gekregen tot je O365-beheerportal en snel een script heeft uitgevoerd waarbij alles wordt verwijderd? Met de diverse tools van Microsoft is herstellen zeer gecompliceerd en tijdrovend. Een back-uptoepassing van derden die gebruik maakt van een gecentraliseerde beheerconsole is dan een uitkomst die de gegevens van je organisatie beschermt en waardevolle hersteltijd bespaart.

Veel O365-gebruikers moeten medewerkers beheren die deel uitmaken van verschillende O365-organisaties. In het verleden moesten beheerders zich afzonderlijk bij elke organisatie aanmelden om elk type bewaarservice te configureren. Of je bedrijf nu nieuwe bedrijfseenheden samenvoegt of het O365-beheer heeft uitbesteed, met Altaro Office 365 Backup kun je back-ups van meerdere organisaties centraal beheren. 

Altaro biedt ook een versie voor MSP's, waarmee ze back-ups voor al hun klanten kunnen uitvoeren en beheren via één centrale multi-tenant console. Dit omvat het maken van back-up van alle postvakken, e-mails, bijlagen, agenda's, contactpersonen en bestanden die zijn opgeslagen in OneDrive en SharePoint voor alle tenants. Dit vereenvoudigt het beheer en de rapportage, terwijl tijd wordt bespaard en kosten worden verlaagd.

De ingebouwde O365-tools die we hebben besproken zijn alleen beschikbaar in de Enterprise E3+ versies van O365, en zelfs dan soms met  beperkte functionaliteit. Voor wie een andere versie gebruikt zijn de mogelijkheden voor gegevensbescherming in Office 365 nog beperkter. Altaro Office 365 Backup werkt met een breed scala aan Office 365-abonnementstypen. Altaro ondersteunt Microsoft Office 365 Business Essentials-, Business-, Business Premium-, E1-, E3- en E5-abonnementen en A1-, A3-, A5-faculteits- en studentenabonnementen. Microsoft Office Pro Plus, Exchange Online Plan 1 / 2 en F1 (Kiosk) worden ook geaccepteerd, aangezien er een mix van door Office 365 ondersteunde abonnementen is.

Office 365-abonnementen die een service als SharePoint of OneDrive niet ondersteunen kunnen niet door Altaro worden  beveiligd.

Hoewel het ontbreken van point-in-time herstel voor One Drive en SharePoint Online minder problematisch is voor beheerders dan het volledig ontbreken ervan in Exchange Online, kan dit voor veel organisaties toch een probleem zijn. Met OneDrive voor Bedrijven en SharePoint Online kan point-in-time herstel worden uitgevoerd, maar alleen over de laatste 30 dagen. Wie over een langere periode dan 30 dagen tijdsherstel wil kunnen uitvoeren, heeft een back-up oplossing van derden nodig voor Office 365.

Met een oplossing als Altaro Office 365 Backup is al het beheer geautomatiseerd. Back-ups worden automatisch tot vier keer per dag aangemaakt en opgeslagen in de cloud. De abonnementsprijs is inclusief alle kosten van zowel onbeperkte cloudopslag als de licentie. Degenen die werken in gereguleerde industrieën met een strikt beleid voor het bewaren van gegevens moeten gebruik maken van een robuuste O365-back-upoplossing.

Het is geen geheim dat er in zo nu en dan sprake is van uitval van Office 365 is geweest. O365 kent weliswaar een indrukwekkende hoeveelheid uptime en een geweldige SLA, maar zoals bijna elke cloudservice is er ook sprake van enige downtime. Deze uitval kan duren van seconden tot enkele dagen.

De meeste functies voor gegevensbescherming in Office 365 bieden niet de mogelijkheid om die gegevens buiten de oorspronkelijke locatie te herstellen. Een oplossing als Altaro Office 365 Backup biedt deze extra opties wel en geeft een data herstelplan enige extra flexibiliteit doordat de gegevens naar verschillende locaties kunnen worden hersteld.

Aangezien de back-ups automatisch meer dan één keer per dag worden gemaakt en voor onbepaalde tijd worden bewaard via het abonnement is er een keuze uit veel verschillende herstelpunten. Je kunt een heel postvak herstellen of gewoon een afzonderlijk bericht zoeken en herstellen met behulp van herstel op itemniveau (ILR). Als je bestanden of een postvak wilt herstellen naar een lokale computer kunnen bestanden ook als ZIP of gecomprimeerd PST bestand worden gedownload. 

Niets is vervelender dan het ontdekken van onverwachte opslagkosten op je maandelijkse O365 factuur. Die zijn dan het gevolg van het bewaarbeleid van O365, dat per abonnement een opslagquotum kent. Maar wanneer een object in SharePoint online wordt verwijderd, wordt het geplaatst in wat de 'Behouden Wachtbibliotheek' wordt genoemd. Daarbij tellen de productiegegevens en de bewaarbibliotheek beide mee voor het opslagquotum van elke gebruiker. Wanneer je boven je quotum uitkomt en extra opslagruimte moet kopen, begin je extra kosten per maand te maken.

De ingebouwde functies voor het bewaren van office 365-gegevens ondersteunen alleen actieve gebruikers. Als een werknemer de organisatie verlaat, moet voor zijn O365-abonnement blijvend betaald worden om toegang tot die gegevens te behouden.

Met een back-up oplossing als bijvoorbeeld Altaro O365 Backup kun je de gegevens van de gebruikers toegankelijk en herstelbaar houden. Als je wilt dat een kopie automatisch wordt opgeslagen in de cloud van de back-up provider, heb je nog wel steeds een back-up licentie nodig, maar die kost minder dan een O365-licentie. MSP’s kunnen de besparingen worden doorgeven aan hun klanten of huurders. Het lijkt misschien niet veel per licentie, maar kan na verloop van tijd toch aardig oplopen.

Als je O365 gebruikt heb je de ‘cloud-first’ technologie wereld omarmd. Hoewel de grote cloud providers tot nu toe geen massaal gegevensverlies hebben gezien er nu eenmaal altijd een kans dat het kan gebeuren. Voor dat geval wil je wel je mailboxen en documenten kunnen herstellen. Door een externe back-up provider te gebruiken voor je O365-gegevens, worden ze opgeslagen in een geïsoleerd cloudopslag account, dus het is uiterst onwaarschijnlijk dat deze worden beïnvloed door andere cloud fouten.

Wat er aan back-up- en herstelfuncties in O365 is ingebouwd is versnipperd over veel verschillende tools en services. Er is bewaarbeleid om te bepalen hoe lang en welke gegevens worden opgeslagen na verwijdering. Er zijn verschillende lagen van verborgen prullenbakken van waaruit herstel gedaan kan worden gedaan, en je krijgt de rekening gepresenteerd als een gebruiker zijn quotum (inclusief verwijderde items) overschrijdt. Je moet zelfs PowerShell gebruiken als je een hele mailbox moet herstellen van verwijdering. Bovendien kunnen herstelfuncties en -functies variëren per O365-abonnement.

Een O365-back-uptoepassing van derden zoals Altaro Office 365 Backup biedt alle benodigde functionaliteit in één tool. Deze gecentraliseerde applicatie zorgt ervoor dat er niets wordt gemist, voor geen enkele gebruiker. Er is een volledig controlelogboek van elke back-upbewerking zien en het is eenvoudig om je back-up- en herstelstrategie voor je Office 365-gegevens te implementeren en te beheren. Er is ook een versie van Altaro Office 365 Backup for Managed Service Providers (MSP's). Daarmee kun je als MSP je klanten een back-up as a service (BaaS) oplossing met toegevoegde waarde bieden. Dit is eenvoudig te implementeren, te gebruiken en te factureren en levert een geweldige ROI op je investering in en met Altaro.

Het is veilig om te zeggen dat de back-up tools die bij Office 365 worden geleverd geen complete oplossing bieden voor een back-up- en herstelstrategie. Hoewel ze enige waarde hebben, is het verstandiger om voor een uitgebreidere oplossing te kiezen.

Wil je meer weten over hoe jij de continuïteit van jouw bedrijf kan verbeteren om zo efficiënter, productiever en winstgevender te werken? Vraag direct een offerte aan of start een gratis trial van 30-dagen. Je kunt ook direct contact met ons opnemen op  +3120 2144000 of door te mailen naar info@portland.eu

Delen

Lees hier het originele artikel van Altaro.
GROEI ICT-UITGAVEN BEDRIJFSLEVEN IN DIENSTEN EN SOFTWARE