Het werd een keer tijd om een nogal saai onderwerp eens goed onder de loep te nemen: Email Archiving. En natuurlijk wat jullie als MSP daaraan kunnen verdienen. Voor dit blog hebben we de verkoop cijfers van e-mail archiving software van de afgelopen twee jaar erbij gepakt, en zijn we op zoek gegaan naar opvallende trends. In een nutshell, de belangrijkste vondst is dat er nog behoorlijk wat te adviseren en te verkopen valt in dit geval in de logistieke sector. Voor de volledigheid: een van de best presterende sectoren in de Benelux.
Logistiek Nederland
De logistieke en supply chain-sector vertegenwoordigt het hoogste percentage nieuwe omzet in Nederland. Genesteld tussen de drie grootste economieën in Europa, met een uitstekend wegen- en spoornetwerk, veel steun van de overheid en 90% tweetalige bevolking. En met de Rotterdamse en Amsterdamse haven plus onze luchthaven Schiphol allemaal op uur rijden van elkaar, is dit alles behalve een saaie sector. Je krijgt er bijna een trots gevoel bij, een landje met de hoogste beoordeling en classificatie van 'model van uitmuntendheid' in de 2018 Global Logistics Guide.
Geen tekenen van vertraging
De industrie groeit ook nog eens lekker door, en het is niet alleen door de sterke groei in online verkopen bij Zalando en BOL die de distributie van pakketjes omhoog stuwt. Er werden in Nederland 295 miljoen pakketten gedistribueerd in 2018, een groei van 30% ten opzichte van dezelfde statistiek vanaf 2015 (bron: GFK).
Het MKB/KMO in deze sector
Er is geen tekort aan innovatie in deze sector, als je over voldoende budget beschikt. Cloud, IoT, big data, AI, VR en blockchain zijn allemaal aanwezig. Maar de MKB'er en KMO's waarmee jij en ik samenwerken, zijn vaak beperkt in middelen daar waar het financiële of technische middelen betreft. 'The name of the game' is efficiencywinst en 'waar voor je geld'. En daar hoort email archiving in het rijtje van IT oplossingen die zeer noodzakelijk blijken.
Waarom e-mailarchivering?
E-mailarchivering is een eenvoudige, goedkope manier om veel hoofdpijn en verspilde manuren te voorkomen. Wij hebben een top 10 samengesteld waarom wij denken dat je email archiving een hogere prioriteit zou moeten geven, in dit geval wanneer je klanten in de logistieke sector hebt:
1 - E-mail is flexibel
Er is geen standaard communicatiemiddel in de wereld van logistiek, iedere schakel in de supply chain heeft zo zijn eigen voorkeur. Er is een mix van app-gebaseerde systemen, cloudplatformen, papieren 'trails' en zelfs faxen. E-mail is hier de gemene deler. De meeste systemen kennen e-mail of fax als output, en die worden in de regel omgezet in een e-mail. Met archiveren kunnen e-mails dan efficiënt worden opgeslagen, geïndexeerd en snel worden geraadpleegd.
2 - Groot aantal partijen betrokken bij de supply chain
Logistiek is een van die sectoren waarbij veel wordt samengewerkt. Het aantal medewerkers dat op dagelijkse basis met noodzakelijkerwijs met elkaaar moet communiceren, komt overeen met grote hoeveelheden berichten die heen en weer gaan. Dit kan leiden tot uitdagingen op het gebied van opslag. Elke partij van deze moet ook absoluut vertrouwen hebben in de nauwkeurigheid en integriteit van hun administratie. Ze moeten ook snel informatie kunnen vinden om vertragingen te voorkomen.
3 - Een smeltkroes voor hardware
Van warehousing-operaties, vrachtvervoer tot de last-mile. Bedrijven in deze sector werken met een groot aantal hardware devices voor het volgen, meten en rapporteren. In verschillende mate van succes. Bovendien is er algemene positiviteit over IoT in de sector, dus je kunt verwachten dat de hoeveelheid verbonden apparaten alleen maar zal stijgen. E-mail speelt hier een rol omdat veel apparaten e-mailmeldingen genereren. Archivering helpt deze doorzoekbaar te maken, naast andere gerelateerde e-mailcommunicatie van het bedrijf.
4 - Vertrouwen
Logistieke samenwerking helpt bedrijven de kosten te verlagen en tegelijkertijd de operationele efficiëntie te verhogen. Ondanks deze voordelen biedt samenwerking vele uitdagingen, waaronder vertrouwensbeheer. Onderlinge relaties in de logistiek kunnen van korte duur zijn, soms slechts zo lang als een enkel consignatieproject. Het is een goede gewoonte voor bedrijven om een gedetailleerd verslag te hebben van gerelateerde samenwerkingsactiviteiten en communicatie waarop ze kunnen terugvallen als bewijs dat ze hun verplichtingen correct zijn nagekomen.
5 - Gegevensverlies kostbaar
Gegevensverlies is een zorg voor bedrijven in alle sectoren. Vooral logistieke contracten, omdat contracten vaak van grote waarde kunnen zijn. Bedrijven moeten een plan 'b' hebben als een bericht per ongeluk of opzettelijk wordt verwijderd. Zo ook bij een ransomware-aanval wat niet meer weg te denken is tegenwoordig, is opslag en archivering van cruciaal belang. Archiveren voorkomt de mogelijkheid om te knoeien met data of het verwijderen van data. Je beschikt tenslotte over een veilige, onafhankelijke berichtenopslag.
6 - Teamwerk
Naar mijn ervaring is het voor veel medewerkers de norm geworden om vanuit één inkomend mapadres te werken, zoals sales @. Het is ook gebruikelijk om projectmappen toe te wijzen voor alle communicatie met betrekking tot bestaande klanten. Archiveren is hier nuttig omdat het teams de mogelijkheid biedt om in de postbussen van aangewezen medewerkers te zoeken. Ook openbare mappen, zonder Outlook te verlaten. Beter zicht helpt 'gemiste' vragen voorkomen. Het helpt ook bij het identificeren van de mailboxlocatie waar een bericht het laatst is gezien (verwijderd van).
7 - Lange IT-refresh cycles
Line of business software kan duur zijn, ingewikkeld om te introduceren en een steile eisen leercurve van werknemers. Bedrijven met budgetbeperkingen zouden zo maar de noodzakelijke upgrades uit te stellen. Deze trend kan betekenen dat andere infrastructuur en besturingssystemen ook minder vaak worden bijgewerkt. Mailservers zoals Gmail, Microsoft Exchange of MDaemon zijn gemeengoed, net als uitdagingen met opslag. Archiveren is platform-agnostisch en vermindert mailbox groottes zonder de gebruikers te beperken.
8 - Cloudmigraties
Veel bedrijven besluiten dat de cloud voldoende voordelen biedt om de overstap te maken. Dat kan een totale ‘lift and shift’ zijn of afzonderlijke componenten zoals e-mail uit de cloud. In de context van e-mail is een van de grote uitdagingen de verhuizing van jarenlang opgeslagen emails. Het is tijdrovend en vaak kostbaar.
Een e-mailarchivering oplossing zoals MailStore Server werkt net zo goed met Exchange als met Office 365. Dit opent verschillende opties voor hulp bij migraties. Bedrijven die archiveren gebruiken, kunnen beslissen om hun e-mail geheel, gedeeltelijk of helemaal niet te verplaatsen. Het is allemaal beschikbaar vanuit Outlook, ongeacht het platform dat ze gebruiken.
9 - Ad-hoc archivering problemen
Grote hoeveelheden e-mail kunnen leiden tot trage Outlook-prestaties, iets dat rechtstreeks van invloed is op werknemers. Hierdoor is het mogelijk dat ze hun toevlucht nemen tot de ingebouwde archivering functionaliteit van Outlook (archiveren naar PST). Er zijn talloze redenen waarom PST-bestanden een slecht idee zijn, maar de belangrijkste zijn dat ze niet opgenomen in back-uproutines, gevoelig voor corruptie, op geen enkele manier beschermd tegen onbedoelde verwijdering en niet doorzoekbaar op iets anders dan een lokale machine
Een goede archivering oplossing elimineert 'onhandige' PST's helemaal. PST's worden in bulk geïmporteerd, gecentraliseerd en toegankelijk gemaakt voor personeel met de juiste machtigingen.
10 - Hoog personeelsverloop
Dit is grotendeels afhankelijk van de rol, maar magazijnen hebben bijvoorbeeld vaak een zeer hoge omloopsnelheid. Vooral de grotere. Een archivering oplossing zoals MailStore maakt het eenvoudig om de e-mail van ex-werknemers te bewaren. Converteer het naar een repository en het is toegankelijk voor teamleden, management en / of een beheerder.
E-mail archiving met MailStore
MailStore Server is een van 's werelds toonaangevende oplossingen voor e-mailarchivering met meer dan 60.000 bedrijven die het wereldwijd gebruiken. MailStore ondersteunt alle gangbare e-mailplatforms, waaronder Microsoft Exchange, Office 365, Gsuite en MDaemon. Gebruik MailStore op de Windows-servers van uw klant met behulp van MailStore Server. Creëer een multi-tenant SaaS-archiverings oplossing met MailStore Service Provider Edition.
Samen een webinar plannen voor jouw logistieke klanten?
Samen een co-branded webinar organiseren is een fluitje van een cent. Of het nu drie of meer klanten zijn of een grotere groep of zelfs op individuele basis voor klanten met meer dan 25 medewerkers. Het maakt ons niet uit. Een belletje is genoeg. Ik ben te bereiken op 020 2144000.